Salı, Ekim 01, 2013

Consumerization of IT ve IT'nin değişen rolü


Consumerization of IT kavramı bugünlerde herkesin dilinde. Kimileri Apple cihazların gittikçe yaygınlaşmasını, kimileri BYOD yani kişisel cihazların işyerinde kullanılmasını Consumerization olarak tanımlıyor. Her ne kadar çalışanlara kullanacakları cihazlar konusunda esneklik tanıma Consumerization’ın  bir parçası olsa da ben Consumerization’ı daha geniş kapsamlı bir konu olarak görüyorum. Bence konuya IT ile İş birimleri arasındaki ilişkinin son 20-30 yılda nasıl dönüştüğü açısından bakmak lazım.

1980’ler dönemi: “Benimle çalışmak zorundasın”:
Teknolojinin şirketlere yeni yeni girmeye başladığı, IT departmanlarının yeni kurulduğu dönemler; IT departmanlarının tek parti iktidarı dönemiydi. İş birimlerinde bir bilgi birikimi olmadığından, IT departmanları veri merkezleri ve networklerinin anahtarlarını ellerinde tuttuğundan IT’nin bilgisi ve onayı dışında şirketlerde IT ile ilgili sinek bile uçamazdı.
1990’lar dönemi: “Benimle çalışmaya ihtiyacın var`:
Zaman içerisinde hem kullanıcıların bilgi birikimindeki artış, hem üçüncü parti hizmet sağlayıcıların doğrudan iş birimlerine ulaşıp hizmetlerini tanıtabiliyor olması hem de IT bütçelerinin CFO ya da patronların kontrolü altında olmasıyla iş birimleri IT ile ilgili yatırım kararlarında daha fazla yer almaya başladı. Büyük ERP projelerinde her ne kadar süreçlerin sahibi departmanlar yavaş yavaş ürün seçimi gibi konularda aktif rol alsada sonuçta herhangi bir donanım ya da yazılımın şirkette kullanılmaya başlanması için IT’nin mutlaka dahil olması gerekiyordu. IT mutlak karar verici ve kural koyucudan yavaş yavaş karar komitelerinin parçası rolüne kaydı.
2005 sonrası dönem: “Benimle daha iyisini yapabilirsin”:
Son 5 yılda ise tüketici araçları tarafında inanılmaz bir değişim oldu. Artık tüketiciler şirketlerde kulandıklarından daha ileri teknolojileri günlük yaşamında kullanır hale geldi. Sadece cihaz olarak değil SaaS (Software as a Service), Bulut Bilişim gibi teknolojilerle iş birimleri IT’ye ihtiyaçları olmadan bir uygulamayı bulutta ayağa kaldırıp kullanmaya başlar hale geldiler. Bu son evrede, IT departmanlarının bir bölümü sert kurallar ya da engellemeler için bunun önüne geçmeye kalktı ki bu yaklaşım da geri tepti. Burada olması gereken IT yaklaşımı, iş birimlerine bu tip konularda IT’nin katılımının yaratacağı katma değeri anlatabilmek olmalı. Yoksa yapılanların tümü akıntıya karşı kürek çekmek olacaktır. IT departmanları olarak iş birimlerinin IT’yi by pass edip, bazı projeleri saklayıp doğrudan üçüncü partilere gitmelerini istemiyorsak onları engellemeye çalışmayacağımıza ilişkin güven yaratmamız lazım.

IT olarak bu evrede işbirimlerinin güvenini kazanmak ve bu dönüşüme hazır olmak için neler yapmalıyız:
Öncelikle şirketin IT politikalarına gözden geçir: Muhtemeldir ki şirketin IT politikaları en az 10 yıllıktır. O politikalar yazıldığında ne bulut bilişim, ne SaaS ne de bu kadar yoğun mobil cihaz kullanımı vardı. Güncel teknolojileri nasıl 10 yıllık politikalara uydururum diye bakmaktansa, politikalarımı nasıl bu teknolojilere uydururum diye bakmakta fayda var.
Kullanıcılara güven: Teknoloji kadar son kullanıcıların profili de değişti.  Birinci ve ikinci evreyi yaşamış CIO’lar büyük ihtimalle bilgisayarı ilk defa işyerinde görmüş kullanıcılara destek veriyordu. Bugün okuma yazma öğrenmeden bilgisayar kullanmayı öğrenen bir kuşak yetişiyor. İşe aldığımız Y kuşağı mensupları, belki bizim destek elemanlarımızdan daha fazla yeniliklerden haberdar. Kullanıcılara her an birşeyleri kırıp bozacak çocuklar gibi değil, kendi kişisel verimliliğinin nasıl artıracağını bilen yetişkinler olarak bakmamız gerekli.
Kullanıcıları dinle:  Hiçbir CIO ya da IT’ci tek başına gelişmekte olan tüm teknolojileri takip edip, uygulayıp, bu konularda uzman olamaz. Crowdsourcing’in gücüne inanmak lazım. Teknolojik açıdan ileri düzeyde kullanıcıların öneri ve yönlendirmelerini dinleyip, IT politika, araç ve hizmetlerini şekillendirmede bu önerileri dikkate alacak yeni yöntemler bulmak ve yerleştirmek gerekli.
Engelleme, yönlendir: Bunları yaparken tabiiki şirketin bilgilerini ya da işleyişini riske atacak sonsuz bir özgürlükten söz etmiyoruz. Ama “yapma” demektense “şöyle yaparsan daha iyi olur”a doğru bir söylem değişikliğine gitmeli.
Sonuç olarak Consumerization of IT kavramı aslında bazı yerlerde tüketicileşme olarak çevrilse de bence bireyselleşme ya da bireyin güçlenmesi olarak algılanmalı. Nasıl ki bireylerin tekil ya da kollektif gücü, internet ve sosyal medyanın da gelişmesi ile sosyal ve politik olaylarda, tüketici olarak şirketlerle olan ilişkisinde çok daha güçlü bir noktaya gelmişse, çalışanların şirket içindeki tüm kararlara, çalışma koşullarına etkisi de o oranda artmış durumda. Çalışanlar, hangi saatler arasında çalışacağını, nerede çalışacağını, hangi cihazlarla çalışacağını özgürce seçebilmek yani birçok konuda daha fazla söz hakkı istiyor.
Consumerization of IT, çalışma ortamının demoktatikleşmesinin IT’ye yansıması, yani bu demokratikleşmenin sonuçlarından birisi olarak görülmeli. IT’ciler olarak bunu başlatan da biz değiliz, önünde durabilecek olan da. IT’den beklenen bu dönüşüme yol açmak, hem bireyin hem de şirketin çıkarlarını gözetecek biçimde gerekli desteği vermek. Bu dönüşümle oluşacak yeni “iş ortamı”nda etkin ve söz sahibi olabilmek için değişime yön veren tarafta olmak önemli.

Perşembe, Ocak 03, 2013

Bir liderlik becerisi olarak "dinlemek"

Başarılı liderlerle ilgili genelde “çok iyi bir hatiptir”, “çok etkileyici konuşur”, “kendini dinletir” gibi olumlu yorumlar yapılır. Bunların hepsi de bir liderin gerçekten sahip olması gerekli önemli becerilerdendir. Peki ya “dinlemek”. Bir yönetici olarak ne kadar iyi bir dinleyicisiniz? Çevrenizdekiler için “dinlenilme”nin ne kadar önemli olduğunun farkında mısınız? Bir çalışanınız bir sorununu aktarmak için size geldiğinde ona nasıl yaklaşıyorsunuz?

Birçok yöneticinin karşısındakine yardımcı olmak adına sıkça düştüğü birkaç tuzak’tan söz etmek istiyorum.

Hemen çözüm bulmaya çalışmak
Sonuçta yöneticiler çözüm odaklı insanlar, ortada bir sorun varsa yöneticiye yakışan hemen onu çözmektir. İşte yöneticilerin en büyük yanılgılarından birisi bu. Çalışanlar yöneticisine bir sorun aktarırken aslında sadece çözüm arayışında olmayabilirler. O konuyu paylaşma ve karşısındaki tarafından dinleniyor olmak en az çözüm kadar kişiyi tatmin eder.

Hemen çözüm bulmaya çalıştığınızda iki tehlikeli durum söz konusu olabilir: Bütün hikayeyi tam olarak anlamadan yaptığınız çözüm önerisi gerçekten işe yaramaz olabilir. Çalışanınızın size karşı güveni sarsılır ve bir sonraki sorunda size gelmekten vaz geçer. İkinci durum, çözümü gerçekten bulmuşsunuzdur, ama karşınızdaki kişi henüz içini dökemediğinden çözümün bulunnması kendisini daha iyi hissettirmez. Hele hele kendisinin önemli bir sorun olarak görüp de yöneticisine taşımak istediği bir şeyin; aslında ne kadar basit bir çözümü olduğunu farkedince tam tersine utanıp sıkılabilir.

Çözümü ikinci dakikada bulsanız bile bir 10-15 dakika daha dinlemekle birşey kaybetmezsiniz. Belki de bu esnada çözüm önerinizin sağlamasını yapmak için ek bazı bilgiler de elde edebilirsiniz.

Benim de başıma gelmişti demek
Yöneticilerin çoğu kurum içi bir eğitimde, okuduğu bir kişisel gelişim kitabında mutlaka empati kurmanın ne kadar önemli olduğunu öğrenmiştir. O yüzden genelde empati’yi yanlış yorumlayıp hemen kendinden örneklerle karşısındakini rahatlatmaya çalışır. Ama şunu unutmayın, karşınızdakinin içinde bulunduğu koşullar sizinki ile aynı olmayabilir. Karşınızdakinin kişilik yapısı, tarzı, nitelikleri, yetkinlikleri sizinkinden çok farklı olabilir. O yüzden sizin aynı durumdaki çözüm yolunuz onun için geçerli olmayacaktır. Karşınızdaki sizin başınıza neler geldiğini dinlemek için değil, kendi sorununu anlatıp “dinlenilmek” için geldi sizinle görüşmeye.

Herkesin başına geliyor demek
Bu aslında “benim de başıma gelmişti” demekten de daha kötü bir yaklaşım. Bu söylem, çalışanınızın sorununu sıradanlaştırmaktan ve bu sıradan konuyu büyütüyormuş izlenimi yaratmaktan başka bir fayda sağlamayacaktır. İnsanlar kendilerini özel hissetmek isterler, çünkü her insan farklıdır ve her sorun da o kişiye özeldir.

Her hafta sizinle belki de doğrudan ilgisi olmayan kaç saatlik toplantıya, telekonferansa katlıyorsunuz bir düşünün. Size bir sorunu anlatmak için gelen bir çalışanınıza bir yarım saati çok görmeyin: Susun ve dinleyin.

Doğan Necip Mersin

Kitap: Ustalık Gerektiren Kafaya Takmama Sanatı

Kişisel gelişim kitaplarına oldum olası biraz mesafeli durmuşumdur. Hele hele mutlu olmanın formülünü ya evrene mesaj yollamak ya da daha fa...