Ana içeriğe atla

IT'cilerin zorlandıkları bir konu: Kullanıcılarla doğru ve etkin iletişim


IT departmanlarının çoğu şirket içinde kendini anlatmakta zorlanıyor. IT çalışanlarının genelde içe dönük, teknoloji odaklı olarak algılandığı düşünüldüğünde bu iletişimi yapmakta zorlanmaları da aslında normal.
Şirket içinde bir IT markası yaratmak vizyon olarak bence her CIO’nun uzun vadeli hedefleri içerisinde olmalı. Marka olma konusu çok daha geniş ve zor bir konu olduğundan, en azından IT’nin özellikle çok sayıda çalışanla paylaştığı mesajlar ve duyuruların nasıl olması gerektiği ile işe başlayabiliriz. İşte size7 basit öneri:

Teknik terim ve kısaltmalardan kurtul:  IT’ciler olarak teknik terimler kullanmaktan çok hoşlanıyoruz. Herkesin aynı terimleri ve kısaltmaları anladığını düşünüyoruz. Ama anlamıyorlar. Doktorunuzu dinlerken kullandığı terimleri anlamadığınızda nasıl rahatsız olduğunuzu hatırlayın.  Mümkünse teknik terimlerden ve kısaltmalardan tamamen kurtulun, tamamen kurtulamıyorsanız açıklamalarını da içeriğe  ekleyin. Mesajı yollamadan başka departmandan birine okutun ve hiç bir açıklama yapmadan ne anladığını anlatmasını isteyin: Doğru mu anlamış, mesaji yollayabilirsiniz, doğru anlamamışsa, aslında siz anlatamadınız, içeriğine yeniden bakın.

Resimler, sözcüklerden daha çok şey anlatır: Uzun  uzun mailleri kimse okumuyor. Twitter’dan sonra derdini 140 karakter’de anlatma becerisi önemli oldu. Unutmayın ki insanlar görsel anlatımları daha çok seviyor. Yazıyı minimumda tutup, akılda kalıcı bir fotoğraf ya da görselle verin mesajlarınızı.

Teknolojiyi değil, faydayı öne çıkar: Storage’ı upgrade etmek, telefonları SIP’ye geçirmek ve hatta cloud’a taşınmak aslında iş birimleri için çok da önemli değil. Cloud’a taşındıklarında gerçekten kendilerini bulutların üzerinde hissedecek bir hız, kullanım kolaylığı, yeni bir fonksiyonalite sağlamadıysanız aslında tüm bu yaptıklarınız IT’nın kendi operasyonu için yaptığı teknik şeyler olarak kalıyor. Mesajlarda faydadan bahsedin. Kullanıcının günlük hayatında ne değişecek onu vurgulayın, birşey değişmiyorsa sadece teknik bir altyapı iyileştirmesiyse, boşverin o mesajı paylaşmayın.

Biraz da kullanıcılar konuşsun: İnsanlar artık uzmanlardan çok arkadaşlarının Facebook yorumlarında önerdiklerine, blogger’ların değerlendirmelerine güveniyor. Bu mecraları daha ilginç bulup takip ediyor. Öyleyse şirket içinde IT elçileri belirleyip, onların önerilerini, deneyimlerini kendi ağızlarından paylaşması için ortamlar yaratılabilirsiniz. Örneğin,” IT’nin önerdiği Top 10 iPad uygulaması”yerine “Ahmet Sizler İçin seçti” mesajının daha fazla ilgi çekeceğini düşünebiliriz :-)

Profesyonel destek almaktan çekinme: Kullanıcılarımızın IT’den bağımsız kendi işletim sistemlerini kurmalarını, uygulamalarda değişiklik yapmalarını istemiyoruz. İşi uzmanına bırakın diyoruz. İyi niyetle birşeyler yapmak isterken, birşeyleri bozabilir, başkalarının işini engelleyebilirsiniz diyoruz. İletişim de aslında ayrı bir uzmanlık. Bir miktar bütçe ayırıp, IT departmanı için bir iletişim strateji çıkartırabilir, IT için bir görsel kimlik çalışması yaptırabilirsiniz. IT için bir iletişim dili belirlemelerini, belirli şablonlar çıkarmalarını ve hatta belirli bir süre hazırladığınız içerikleri edit etmelerini isteyebilirsiniz. Yapacağınız bu küçük yatırım IT’nin şirket içindeki algısını farklı bir noktaya taşımak açısından büyük farklar yaratabilir.

E-mail’den daha iyisini yapabilirsin: Günümüzde birçok kişi günde yüzlerce e-mail’le boğuşmak durumunda. Mesajınızı iletmek için alternatif kanalları düşünün. Özellikle sadece IT’ye özgü kanallar yerine, iş birimlerinin düzenli iletişim mecralarının içerisine IT mesajlarını yerleştirmek daha iyi bir yöntem olabilir. Asansör beklerken okunabilecek digital signage’lar, kahve içilen masadaya koyulacak bir iPad’de yer alacak küçük duyurular, poster gibi geleneksel yöntemler dozunda kullanılabilir. İletişimde çeşitlilik ve ilgi çekicillik önemli. Unutmayın hedef kitleniz, birbirinden çok farklı özelliklere sahip  şirket çalışanları. Tek bir yönteme bağlı kalmak istemezsiniz. Abartıya,kaçmadan kullanıcıların normalde IT’yi görmeyi ummadıkları mecralarda karşılarına çıkarsanız, mesajınızın algılanma olasılığı artacaktır.

Azı karar çoğu zarar: Sonuçta hepimiz aynı firmadan gün aşırı gelen SMS’lerden, pazarlama e-maillerinden sıkılmış durumdayız. IT olarak aynı duruma düşmek istemeyiz. O yüzden iletişiminizi planlayın. Hangi durumda, hangi kullanıcı grubuna, ne tür bir mesaj gideceğinin bir planını oluşturup. Bir iletişim takvimi üzerinde düzenli iletişim aktivitelerini, büyük bir projenin hayata geçmiş, yeni bir yazılımın lansman gibi önemli tarihleri işaretleyin. Sonra resme bir bakın. Çok sık iletişim yaptığınız dönemler var mı? Ya da uzun sure sessiz kaldığınız aylar? Ufak oynamalarla dengeli bir dağılım yapabilirsiniz.
IT’nin şirket içinde hakkettiği yeri ve değeri alabilmesi için kendini her düzeyde doğru biçimde anlatabilmesi, yarattığı katma değeri gösterebilmesi önemli. Bu abartılı bir pazarlama çabası olarak değil, hizmet verdiği iş birimleri ve kullanıcılarla daha yakın bir bağ kurma çabası olarak anlaşılmalı. Sonuçta etkin bir iletişim, diğer birimlerin IT’ye bakışını etkileyeceği gibi, IT çalışanları da yaptıkları işin takdir edilmesinden, yarattığı faydanın geniş kitlelerle paylaşılmasından memnun olacaktır. IT’ciler olarak yıllarca kullanıcılarımızın iletişimini sağlayabilmek adına her türlü altyapıyı oluşturmak için büyük çaba harcadık, biraz da içerik kısmına odaklanıp, bu araçları kendimiz için de kullanmanın zamanı geldi diye düşünüyorum.
Yorum Gönder

Bu blogdaki popüler yayınlar

Dış Kaynak Kullanımının Riskleri (Outsourcing'in Riskleri)

Yukarıda ifade edilen avantajlarının yanı sıraDış Kaynak Kullanımı yönteminin işletmeler açısından bazı riskleri de söz konusudur. Özelliklehizmet sağlayıcı ile uyumlu bir organizasyon kültürünün oluşturulamadığı durumlarda başarısızlık kesindir. Tedarikçi işletme ile Dış Kaynak Kullanımından yararlanma yoluna giden işletme, ortaya çıkabileceksorunlarakarşıortakbir yaklaşım benimseyebilmelidir. Aksi halde sorunlarişbirliğini olumsuzolarak etkileyecek ve işbirliği başarısız bir strateji haline dönüştürecektir.Ayrıca Dış Kaynak Kullanımı yöntemi kararının hatalı verildiği, işletme için önem arz eden gizli bilgilerin rakiplerin eline geçtiği, Dış Kaynak Kullanımı kararının hayata geçirilmesinin zaman aldığı ve yetişmiş insan gücünün kaybedildiği durumlarda çeşitli dezavantajlar ortaya çıkabilmektedir. Söz konusu riskleri aşağıdaki gibiözetlenebilir  (KARACAOĞLU, Korhan, Dış Kaynaklardan Yararlanma ve Teknoloji ile İlgili Dış Kaynaklardan Yararlanmanın Türkiye’de Bankacılık …

Dış Kaynak Kullanımından Sağlanan Faydalar (Outsourcing'in Faydaları)

Temel yetkinliğe odaklanmak:Temel yetkinlik, bir işletmeyi başka işletmelerden ayıran, işletmenin vizyonunu gerçekleştirmede temel rol oynayan, rakipler tarafından kolayca taklit edilemeyen, uzun vadeli başarının temeli olan bilgi, beceri ve yeteneği ifade etmektedir. (Koçel, 1998)Temel yetkinlik kavramının ortaya çıkışı ve gelişmesi, stratejik dış kaynak kullanımının gelişmesini körüklemiş ve yönlendirmiştir. İş yaşamı gittikçe karmaşıklaştığından ve uzmanlaşma gereken alanlar derinleştikçe yöneticiler her alanda en iyi olamayacaklarını fark etmişlerdir. Üç beş alanın üzerine çıkıldığında daha odaklı çalışan rakiplerinin ya da tedarikçilerinin performansına ayak uyduramaz hale gelmektedirler. Her alan başlı başına bir yoğunlaşma, yönetim ve adanmışlık gerektirmektedir. (Quinn, J.B. & Hilmer, F.G. 1994). Bunun sonucu olarak da firmalar her işi kendileri yapmak yerine az sayıdaki temel yetkinliklerine odaklanıp, kaynaklarını bu yetkinlikleri koruma ve geliştirmeye bö…

Dış Kaynak Kullanımının Tanımı (Outsourcing Nedir?)

Dış kaynak kullanımı (DKK) (Outsourcing) kavramı 1980'li yıllardan itibaren ilk olarak kullanılmaya başlansa da bir yönetim stratejisi ve iş modeli olarak 1990'lı yıllardan itibaren yaygınlaşmaya başlamıştır.Dış kaynak kullanımı en basit haliyle daha önce şirket içinde üretilen bir mal ya da hizmetin dışarıdan tedarik edilmesidir. (Lacity, M.C. Hirschheim, R, 1993.)Bir başka tanıma göre ise “Şirketin devamlılık arz eden bazı içsel faaliyetlerini ve karar haklarını, bir anlaşmaya bağlı olarak, dışarıdaki tedarikçi firma veya firmalara devretmesi.” (Greaver (1999)) olarak ifade edilmektedir.Dış kaynak kullanmak (to outsource) Oxford English Dictionary’de ilk kez 1979 yılında yer almıştır. Dış Kaynak Kullanımı (Outsourcing) ifadesi de 1981 yılında Business Week’te çıkan bir makalede ilk kez literatürde kullanılmıştır. Oxford English Dictionary DKK’nı “Bazı mal ya da hizmetleri, bir sözleşme kapsamında organizasyonun dışındaki bir kaynaktan sağlama” olarak tanımlamak…